Office Specialist (m/w/x)

Als Office Specialist sorgst du gemeinsam mit unserem bestehenden Office Specialist dafür, dass in unserem Münchner Büro alles rundläuft. Da unser Team stark wächst und wir vor Kurzem in ein größeres Büro umgezogen sind, suchen wir eine zweite Person zur Verstärkung.

Ihr habt eigene Verantwortungsbereiche, arbeitet eng zusammen und vertretet euch gegenseitig. Dabei kannst du weitere Themen übernehmen und deinen Aufgabenbereich entsprechend deinen Stärken und Interessen weiterentwickeln.

Deine Aufgaben

• Du organisierst Geschäftsreisen und Konferenzbesuche.
• Du behältst unser Inventar, die Büroausstattung und Bestände im Blick.
• Du betreust unsere zentrale Info-Mailbox, kümmerst dich um die ausgehende Post und empfängst Gäste.
• Du koordinierst Reparaturen, Wartungsarbeiten sowie externe Reinigungs- und Gebäudedienstleistungen.
• Du unterstützt bei internen Events und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste bei uns wohlfühlen.

In Vertretung

Bei Abwesenheit im Office-Team übernimmst du wichtige Aufgaben aus dem jeweils anderen Verantwortungsbereich, insbesondere:

• On- und Offboarding
• tägliche Bestellungen
• interne Kommunikation und Newsletter

• Du bist hands-on, denkst mit und packst Aufgaben selbstständig an.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und kannst schnell zwischen ihnen wechseln.
• Du arbeitest strukturiert und zuverlässig und bleibst auch in hektischen Situationen freundlich und lösungsorientiert.
• Du kommunizierst offen und verbindlich und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen.
• Erfahrung im Office Management, in der Administration oder einem ähnlichen Bereich ist hilfreich, aber kein Muss.
• Du kommunizierst auf Deutsch und Englisch fließend und sicher – schriftlich wie mündlich.
• Du arbeitest dich schnell in neue digitale Tools und Prozesse ein.
• Da das Büro im Mittelpunkt deiner Arbeit steht, bist du an deinen Arbeitstagen vor Ort in unserem Münchner Office.
• Erfahrung mit rechtlichen oder vertragsbezogenen Themen oder eine Ausbildung im juristisch-administrativen Bereich, z. B. als Rechtsanwaltsfachangestellte, ist von Vorteil aber kein Muss. Wenn du Interesse daran hast, kannst du perspektivisch auch weitere rechtliche und administrative Themen übernehmen.

• Abwechslungsreiche Aufgaben: Du übernimmst einen eigenen Verantwortungsbereich und hast gleichzeitig die Möglichkeit, dich in weitere Themen einzuarbeiten.
• Gestaltungsspielraum: Wir wachsen – und damit entwickeln sich auch unsere Strukturen und Prozesse. Deine Ideen und Eigeninitiative sind ausdrücklich willkommen.
• Direkte Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit unterschiedlichen Teams zusammen und bist eine wichtige Ansprechperson im Büroalltag.
• Sinnvolle Technologie: Bei uns arbeitest du in einem MedTech-Unternehmen, dessen Software weltweit in medizinischen Anwendungen eingesetzt wird.
• Ein internationales Team: Dich erwartet ein vielfältiges Arbeitsumfeld mit Kolleg aus unterschiedlichen Fachrichtungen und Hintergründen.